POLÍTICAS INSTITUCIONALES GENERALES PARA EL USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- POLÍTICA DE MATRÍCULA E INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES
Objetivo
Regular el proceso de admisión, inscripción y matrícula de estudiantes garantizando la correcta gestión académica y administrativa, así como la protección y confidencialidad de los datos personales recopilados.
Alcance
Aplica a:
- Secretaría académica
- Dirección institucional
- Representantes legales
- Sistemas de matrícula
- Expedientes estudiantiles
Lineamientos
- Todo proceso de matrícula deberá realizarse mediante formularios oficiales institucionales.
- Los datos deberán ser proporcionados por el representante legal del estudiante.
- La información será utilizada exclusivamente para fines educativos, administrativos y legales.
- Se garantizará la custodia segura de los expedientes estudiantiles.
- Los sistemas informáticos deberán contar con controles de acceso por perfil.
Datos personales recopilados
Datos del estudiante
- Nombres y apellidos
- Número de cédula o documento de identidad
- Fecha de nacimiento
- Dirección domiciliaria
- Fotografía
- Nacionalidad
- Información médica relevante
- Historial académico
Datos del representante legal
- Nombres y apellidos
- Cédula de identidad
- Dirección
- Teléfono
- Correo electrónico
- Información laboral básica
Tratamiento de los datos
- Recolección mediante formularios físicos o digitales
- Registro en sistema académico
- Consulta por personal autorizado
- Uso para gestión educativa y comunicación institucional
Tiempo recomendado de conservación
- Expedientes académicos: mínimo 10 años
- Registros de matrícula: permanente para trazabilidad educativa
- POLÍTICA DE GESTIÓN ACADÉMICA Y EVALUACIÓN
Objetivo
Garantizar la administración adecuada de la información académica de los estudiantes.
Alcance
- Docentes
- Coordinadores académicos
- Sistemas académicos
- Secretaría
Lineamientos
- Toda información académica deberá registrarse en el sistema institucional.
- Las calificaciones deberán ser ingresadas únicamente por el docente responsable.
- Los reportes académicos serán accesibles únicamente a estudiantes y representantes legales.
- Se garantizará la integridad de la información académica.
Datos recopilados
- Calificaciones
- Registros de asistencia
- Informes pedagógicos
- Evaluaciones
- Observaciones disciplinarias
- Historial académico
Tratamiento
- Registro digital
- Generación de reportes académicos
- Análisis pedagógico
- Seguimiento educativo
Tiempo de conservación
- Historial académico: permanente
- Registros de evaluación: mínimo 5 años
- POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL CON PADRES
Objetivo
Regular el uso de datos de contacto para comunicación institucional.
Alcance
- Secretaría
- Dirección
- Coordinaciones
- Docentes
Lineamientos
- Las comunicaciones deberán realizarse mediante canales institucionales.
- Se evitará compartir información sensible en grupos públicos.
- Los datos de contacto serán utilizados exclusivamente para fines institucionales.
Datos recopilados
- Teléfono
- Correo electrónico
- Dirección domiciliaria
- Nombre del representante legal
Tratamiento
- Envío de comunicados
- Convocatorias institucionales
- Información académica
- Alertas institucionales
Tiempo de conservación
- Durante la permanencia del estudiante en la institución.
- POLÍTICA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Objetivo
Regular la gestión de la información del personal docente y administrativo.
Alcance
- Talento humano
- Dirección
- Administración
Datos recopilados
- Identificación personal
- Hoja de vida
- Títulos académicos
- Certificados laborales
- Información bancaria
- Información de salud ocupacional
- Evaluaciones de desempeño
Tratamiento
- Gestión laboral
- Cumplimiento legal laboral
- Pago de remuneraciones
- Evaluaciones de desempeño
Tiempo de conservación
- Expediente laboral: mínimo 10 años después de finalizada la relación laboral
- POLÍTICA DE CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
Objetivo
Regular la contratación y gestión de proveedores de bienes y servicios.
Datos recopilados
- Nombre o razón social
- RUC
- Dirección
- Representante legal
- Información bancaria
- Documentos contractuales
Tratamiento
- Evaluación de proveedores
- Gestión de contratos
- Facturación y pagos
- Auditorías administrativas
Tiempo de conservación
- Documentación contractual: mínimo 7 años
- POLÍTICA DE SEGURIDAD Y VIDEOVIGILANCIA
Objetivo
Garantizar la seguridad de estudiantes, personal e instalaciones.
Datos recopilados
- Imágenes y videos
- Registro de visitantes
- Registros de acceso
Tratamiento
- Monitoreo de seguridad
- Investigación de incidentes
- Prevención de riesgos
Tiempo de conservación
- Grabaciones de CCTV: 3 a 5 días
- POLÍTICA DE USO DE PLATAFORMAS EDUCATIVAS
Objetivo
Regular el uso de plataformas digitales en el proceso educativo.
Datos recopilados
- Usuario institucional
- Correo electrónico
- Actividad académica en plataformas
- Participación en clases virtuales
Tratamiento
- Gestión educativa digital
- Evaluación académica
- Comunicación educativa
Tiempo de conservación
- Durante la permanencia del estudiante.
- POLÍTICA DE ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Objetivo
Regular la organización y conservación de archivos institucionales.
Datos recopilados
- Documentos administrativos
- Expedientes estudiantiles
- Documentos laborales
- Documentos financieros
Tratamiento
- Clasificación documental
- Archivo físico y digital
- Consulta institucional
Tiempo de conservación
Según tipo documental:
- Académicos: permanente
- Administrativos: 5 a 10 años
- Financieros: mínimo 7 años
- POLÍTICA DE DERECHOS DE TITULARES DE DATOS
Objetivo
Garantizar el ejercicio de derechos de los titulares de datos.
Datos tratados
- Solicitudes de acceso
- Solicitudes de rectificación
- Solicitudes de eliminación
Tratamiento
- Registro de solicitudes
- Verificación de identidad
- Resolución administrativa
Tiempo de conservación
- Registro de solicitudes: 5 años
- POLÍTICA DE GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
Objetivo
Establecer procedimientos para gestionar incidentes de seguridad de la información.
Datos tratados
- Registros de incidentes
- Informes de seguridad
- Evidencias técnicas
Tratamiento
- Investigación de incidentes
- Evaluación de impacto
- Implementación de medidas correctivas
Tiempo de conservación
- Registro de incidentes: mínimo 5 años
POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- Objeto y naturaleza jurídica
Las presentes Políticas Institucionales de Tratamiento de Datos Personales tienen por objeto establecer el marco normativo interno que regula la recolección, uso, almacenamiento, conservación, transferencia, supresión y cualquier otra forma de tratamiento de datos personales realizada por la organización, en su calidad de Responsable del Tratamiento, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, su reglamento, normativa conexa y principios constitucionales.
Estas políticas son de aplicación obligatoria para todos los órganos directivos, funcionarios, trabajadores, contratistas, proveedores, encargados del tratamiento y cualquier persona que intervenga directa o indirectamente en operaciones de tratamiento de datos personales.
- Definiciones
Para efectos de estas políticas se adoptan las definiciones establecidas en el artículo 4 de la LOPDP, incluyendo, entre otras: dato personal, dato sensible, tratamiento, responsable, encargado, titular, transferencia, comunicación, anonimización, seudonimización, brecha de seguridad, consentimiento y base legal.
- Principios rectores
El tratamiento de datos personales se regirá por los principios previstos en los artículos 7 y 8 de la LOPDP:
- Licitud: Todo tratamiento se realizará con base legal válida.
- Lealtad y transparencia: El titular será informado de manera clara y accesible.
- Finalidad: Los datos serán tratados para fines determinados, explícitos y legítimos.
- Proporcionalidad y minimización: Solo se tratarán los datos estrictamente necesarios.
- Calidad: Los datos serán exactos, completos y actualizados.
- Confidencialidad: Acceso limitado a personas autorizadas.
- Responsabilidad proactiva: La organización demostrará cumplimiento permanente.
- Seguridad: Protección integral de la información.
- Bases legales del tratamiento
El tratamiento se fundamentará en:
- Consentimiento expreso, informado e inequívoco del titular (art. 9 LOPDP).
- Ejecución de relaciones contractuales o precontractuales.
- Cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.
- Interés público o ejercicio de potestades públicas.
- Interés legítimo del responsable, siempre que no prevalezcan los derechos del titular.
El titular reconoce que múltiples tratamientos se realizan sin necesidad de consentimiento cuando existe base legal distinta, conforme a los artículos 10 y 11 de la LOPDP.
- Finalidades institucionales
Los datos personales serán tratados, entre otras, para:
- Gestión educativa, académica, administrativa y disciplinaria.
- Gestión laboral, contractual, financiera y tributaria.
- Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
- Seguridad física y digital.
- Control de acceso, videovigilancia y registro de visitas.
- Gestión de proveedores y contratistas.
- Comunicaciones institucionales.
- Auditorías internas y externas.
- Estadísticas, análisis, planeación estratégica y mejora institucional.
El titular acepta que las finalidades podrán ampliarse a otras compatibles con la naturaleza de la relación jurídica existente, siempre dentro del marco legal.
- Operaciones de tratamiento
Las operaciones de tratamiento comprenden:
- Recolección directa o indirecta.
- Registro y organización.
- Almacenamiento físico o digital.
- Uso interno y externo autorizado.
- Transferencias nacionales o internacionales.
- Conservación, archivo, bloqueo, eliminación, anonimización o seudonimización.
Estas operaciones podrán ejecutarse mediante sistemas manuales, digitales, automatizados o mixtos.
- Tratamiento de datos sensibles
Los datos sensibles (salud, biométricos, psicológicos, disciplinarios u otros) serán tratados con mayores niveles de protección, únicamente cuando:
- Sea indispensable para la finalidad perseguida.
- Exista base legal expresa o consentimiento explícito.
- Se adopten medidas técnicas y organizativas reforzadas.
- Conservación de la información
Los datos personales se conservarán:
- Durante la vigencia de la relación contractual o institucional.
- Durante los plazos exigidos por la normativa educativa, laboral, tributaria, civil, mercantil y administrativa.
- Mientras subsistan responsabilidades legales o contractuales.
- Para fines históricos, estadísticos o científicos, debidamente anonimizados o seudonimizados.
La organización podrá establecer plazos amplios de conservación cuando exista base legal que los sustente y siempre que no se vulneren derechos fundamentales.
- Transferencias y comunicación de datos
Los datos podrán ser comunicados o transferidos a:
- Autoridades públicas y organismos de control.
- Órganos judiciales o administrativos.
- Proveedores tecnológicos y operativos.
- Encargados del tratamiento.
- Instituciones con las que existan obligaciones legales o contractuales.
En todos los casos se exigirá confidencialidad, deber de seguridad y cumplimiento normativo.
- Medidas de seguridad
La organización implementará medidas:
- a) Técnicas:
- Control de accesos.
- Autenticación de usuarios.
- Cifrado.
- Copias de seguridad.
- Monitoreo de sistemas.
- b) Organizativas:
- Políticas internas.
- Capacitación obligatoria.
- Manuales de procedimientos.
- Auditorías periódicas.
- c) Legales:
- Cláusulas contractuales.
- Acuerdos de confidencialidad.
- Responsabilidad disciplinaria y contractual.
- Gestión de incidentes
Ante una brecha de seguridad:
- Se activarán protocolos internos.
- Se aislará el incidente.
- Se evaluará su impacto.
- Se documentarán las acciones correctivas.
- Se notificará a la autoridad y titulares cuando corresponda legalmente.
El titular reconoce que ningún sistema es absolutamente infalible.
- Limitación de responsabilidad
La organización no será responsable por:
- Fuerza mayor o caso fortuito.
- Hechos de terceros fuera de su control.
- Uso indebido de credenciales por parte del titular.
- Incumplimientos de encargados del tratamiento, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
La responsabilidad solo existirá cuando se demuestre dolo o culpa grave.
- Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer los derechos de:
- Acceso
- Rectificación
- Actualización
- Eliminación
- Oposición
- Portabilidad
- Suspensión del tratamiento
- No ser objeto de decisiones automatizadas
Conforme a los artículos 12 al 18 de la LOPDP, mediante solicitud dirigida a:
dpo@uenma.edu.ec
- Procedimiento interno
Las solicitudes serán:
- Recibidas formalmente.
- Analizadas jurídicamente.
- Respondidas en plazos legales.
- Documentadas para fines probatorios.
- Deber de confidencialidad
Todo el personal, proveedores y encargados del tratamiento están obligados a:
- Guardar reserva absoluta.
- No divulgar información sin autorización.
- Responder disciplinaria, civil y penalmente por incumplimiento.
- Sanciones internas
El incumplimiento de estas políticas dará lugar a:
- Medidas disciplinarias.
- Terminación contractual.
- Acciones civiles, administrativas o penales.
- Actualización de las políticas
Estas políticas podrán ser modificadas cuando:
- Cambie la normativa.
- Se actualicen procesos.
- Existan nuevos riesgos.
Las versiones actualizadas serán publicadas por los medios institucionales.
- Aceptación
Todo titular declara conocer, comprender y aceptar estas políticas, reconociendo que el tratamiento de sus datos es necesario para la relación jurídica que mantiene con la organización y que dicho tratamiento se realizará conforme a la ley y a lo aquí establecido.